Les présentes Conditions Générales d'Utilisation et de Vente (ci-après les « CGU/CGV ») régissent l'accès et l'utilisation de la plateforme TranscribIA éditée par AMBASSADIA SARL. La souscription au service, la création d'un compte ou tout usage de la plateforme emporte acceptation pleine et entière des présentes conditions par l'organisation cliente et ses utilisateurs habilités.

Article 1 — Définitions

L'Éditeur : AMBASSADIA SARL, SARL au capital de 50 000 €, dont le siège social est à Monaco, éditrice de la plateforme TranscribIA.
La Plateforme / le Service : le logiciel SaaS de transcription audio (speech-to-text), de diarisation des locuteurs et de génération assistée par intelligence artificielle (résumés, procès-verbaux), exploité en mode multi-tenant par organisation, accessible notamment à l'adresse trans.tavportal.com.
Le Client : l'organisation, personne morale, cliente de l'Éditeur, responsable de traitement au sens du RGPD pour les données qu'elle traite via le Service.
L'Utilisateur : toute personne physique habilitée par le Client à accéder au Service dans le cadre de son espace.
L'Espace (tenant) : l'environnement logiquement isolé dédié au Client, dans lequel sont traitées ses Données Client.
Les Données Client : les fichiers audio et toute donnée (transcriptions, exports, contenus générés, paramètres) traités dans l'Espace du Client.
Les Fonctionnalités IA : les fonctions d'assistance à la rédaction (résumés, procès-verbaux, etc.) produites par traitement automatique.
Le DPA : l'accord de sous-traitance de données (Data Processing Agreement) encadrant les traitements de données personnelles.
Les Conditions Particulières : le bon de commande, le contrat de licence ou tout document commercial signé entre l'Éditeur et le Client, qui détaille notamment le mode de déploiement (SaaS ou on-premise), la durée, les quotas et les conditions financières.

Article 2 — Objet

Les présentes CGU/CGV ont pour objet de définir les conditions et modalités d'accès au Service et d'utilisation de la Plateforme par le Client et ses Utilisateurs, ainsi que les droits et obligations réciproques des parties. Elles s'appliquent à tout mode de déploiement, qu'il soit SaaS (hébergé en France) ou on-premise (déployé dans l'infrastructure du Client), sous réserve des adaptations prévues par les Conditions Particulières et, le cas échéant, par le DPA.

Article 3 — Accès au service

L'accès au Service est ouvert au Client après souscription et création de son Espace. Le Client crée et gère les comptes de ses Utilisateurs ; il est seul responsable de la confidentialité des identifiants (adresses électroniques, mots de passe, clés d'API) et de leur attribution aux personnes habilitées.

Le Client s'engage à appliquer des pratiques raisonnables de sécurité, notamment l'usage de mots de passe robustes et l'activation de l'authentification à deux facteurs (2FA), mise à disposition par l'Éditeur et requise pour les comptes à privilèges. Tout accès obtenu avec des identifiants valides est réputé effectué par le Client ou sous sa responsabilité. Le Client doit informer l'Éditeur sans délai de toute compromission avérée ou suspectée d'un compte.

L'accès est assorti de quotas définis par organisation dans les Conditions Particulières (volume de transcription, nombre d'Utilisateurs, stockage). Le Client respecte ces limites ; tout dépassement peut faire l'objet d'une facturation complémentaire ou d'une limitation de service dans les conditions prévues aux Conditions Particulières.

Article 4 — Conditions financières

Le Service est fourni dans le cadre d'un abonnement (mode SaaS) ou d'une licence (mode on-premise), selon les modalités fixées aux Conditions Particulières. Les éléments financiers — grille tarifaire, durée d'engagement, échéancier, quotité des quotas d'usage, conditions de reconduction et de révision des prix — y sont précisés et priment, pour ce qui les concerne, sur les présentes.

Sauf disposition contraire, les factures sont payables selon l'échéancier convenu. Tout retard de paiement peut entraîner, après mise en demeure restée infructueuse, la suspension du Service dans les conditions prévues à l'Article 10. L'usage du Service est mesuré par organisation ; les dépassements éventuels de quotas sont facturés selon les barèmes des Conditions Particulières. Les prix s'entendent hors taxes et la fiscalité applicable est précisée en facture.

Article 5 — Obligations du Client

Le Client s'engage à :

utiliser le Service à des fins professionnelles licites et conformes à la réglementation en vigueur ;
respecter les droits des tiers, notamment le droit d'auteur, les droits voisins et le droit à l'image et à la voix des personnes dont les enregistrements sont traités, et disposer des autorisations nécessaires à la transcription des fichiers audio ;
garantir, en qualité de responsable de traitement, qu'il dispose d'une base légale au sens du RGPD pour les données personnelles qu'il traite via le Service, et en assurer l'information des personnes concernées ;
ne pas tenter de porter atteinte à l'intégrité, à la sécurité ou aux performances de la Plateforme, ni d'en extraire illicitement des données appartenant à d'autres organisations ;
veiller à la qualité et à la licéité des Données Client qu'il charge dans l'Espace.

L'Éditeur n'exerce aucun contrôle sur le contenu traité par le Client et n'a pas vocation à en juger la licéité. Le Client est seul responsable du contenu qu'il traite et des conséquences de son utilisation.

Article 6 — Responsabilités

Dans la relation d'hébergement et de traitement, le Client agit en qualité de responsable de traitement des Données Client et l'Éditeur agit en qualité de sous-traitant au sens du RGPD, dans la limite des instructions du Client et du périmètre défini par le DPA.

Le Service est fourni « tel quel » et selon l'état de l'art. L'Éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité, la sécurité et la confidentialité de la Plateforme, conformément aux engagements du DPA. Il ne garantit pas que le Service soit exempt d'erreur, ininterrompu ou adapté à tous les usages particuliers. La transcription automatique et les Fonctionnalités IA peuvent comporter des imprécisions.

L'Éditeur ne saurait être tenu responsable des dommages indirects, ni des pertes de données résultant d'une faute du Client ou d'un cas de force majeure. La responsabilité de l'Éditeur au titre des présentes est, sauf faute lourde ou dolosive, engagée dans les limites prévues par la loi et plafonnée au montant des sommes effectivement versées par le Client au titre du Service sur les douze derniers mois.

Article 7 — Fonctionnalités d'intelligence artificielle

Les Fonctionnalités IA (résumés, procès-verbaux, etc.) constituent une assistance à la rédaction fondée sur un traitement automatique. Elles produisent un contenu indicatif qui peut comporter des erreurs, des approximations ou des biais.

Le Client et ses Utilisateurs restituent et valident le contenu final avant tout usage ou diffusion. L'Éditeur décline toute responsabilité quant aux décisions prises sur la seule foi d'un contenu généré. Les Fonctionnalités IA ne constituent ni un avis juridique, ni un conseil médical, ni une prestation d'expertise professionnelle.

Article 8 — Propriété intellectuelle

La Plateforme, son code, ses marques, ses interfaces et ses modèles sont et demeurent la propriété intellectuelle exclusive de l'Éditeur ou de ses concédants. Les présentes n'opèrent aucune cession de droits de propriété intellectuelle au profit du Client, qui ne dispose à l'égard de la Plateforme que d'un droit d'usage limité, personnel, non exclusif et non transmissible, pour la durée du contrat.

Le Client conserve l'entière propriété de ses Données Client. Les transcriptions et contenus générés à partir de ses Données Client lui appartiennent. La Plateforme peut intégrer des composants tiers diffusés sous leurs licences respectives.

Article 9 — Confidentialité et RGPD

Le traitement des données personnelles est encadré par la politique de confidentialité et, pour les données traitées sur la Plateforme, par le modèle de DPA ainsi que par le dossier de conformité public (registre des traitements, sous-traitants, durées de conservation, mesures de sécurité, procédures d'exercice des droits).

En mode SaaS, les Données Client sont hébergées en France, sur infrastructure souveraine, sans transfert hors Union européenne par défaut. Une option de déploiement on-premise permet aux organisations sensibles d'héberger la Plateforme dans leur propre infrastructure. Les rôles de responsable de traitement et de sous-traitant sont précisés à l'Article 6 et dans le DPA, qui prévaut sur les présentes pour les aspects relatifs au traitement des données personnelles.

Article 10 — Durée et résiliation

Le contrat est conclu pour la durée prévue aux Conditions Particulières et se renouvelle selon les modalités qui y sont définies. Chaque partie peut résilier le contrat aux dates d'échéance prévues, moyennant un préavis indiqué aux Conditions Particulières.

En cas de manquement de l'une des parties à ses obligations, et après une mise en demeure restée infructueuse pendant un délai raisonnable, l'autre partie pourra résilier le contrat de plein droit. L'Éditeur se réserve en outre la faculté de suspendre l'accès au Service en cas de manquement grave du Client à ses obligations (notamment de paiement ou d'usage illicite) ou de nécessité de sécurité, dans le respect d'une procédure contradictoire. Les sommes acquises au titre d'une période en cours restent dues.

Article 11 — Données à la fin du contrat (réversibilité)

À la fin du contrat, pour quelque cause que ce soit, le Client peut procéder à la réversibilité de ses Données Client via les fonctions d'export de la Plateforme (Réglages → Portabilité), permettant un export complet et portable de ses données dans un format structuré. Cette faculté est disponible pendant la durée du contrat et durant un délai de grâce précisé en fin de période, au terme duquel l'Espace est désactivé.

À l'expiration de ce délai, l'Éditeur procède à la suppression des Données Client, conformément aux durées de conservation du DPA et aux obligations légales applicables, sauf conservation imposée par la loi ou par une obligation d'archivage. Les modalités détaillées de réversibilité et de suppression figurent dans le DPA.

Article 12 — Évolution des CGU/CGV

L'Éditeur peut être amené à faire évoluer les présentes CGU/CGV, notamment pour tenir compte de l'évolution du Service, de la réglementation ou de ses obligations. Les modifications sont portées à la connaissance du Client par tout moyen (notification dans l'Espace, courriel, publication en ligne) avec un préavis raisonnable.

Sauf opposition notifiée avant leur entrée en vigueur, l'utilisation continue du Service vaut acceptation des CGU/CGV modifiées. Les modifications substantiellement défavorables au Client ouvrent un droit de résiliation selon les conditions de l'Article 10. La version applicable est celle en ligne à la date de l'utilisation, identifiée par son numéro de version et sa date de mise à jour.

Article 13 — Droit applicable et litiges

Les présentes CGU/CGV sont régies par le droit monégasque, au siège de l'Éditeur. Lorsqu'un DPA distinct est signé entre les parties, celui-ci peut désigner le droit français pour les aspects relatifs au traitement des données personnelles ; les stipulations du DPA prévalent alors sur les présentes pour ce périmètre.

Les parties s'efforcent de résoudre amiablement tout différend relatif aux présentes avant toute action contentieuse. À défaut d'accord dans un délai raisonnable, et sous réserve des dispositions impératives applicables en matière de protection des données et de consommation, le litige relève de la juridiction compétente au siège de l'Éditeur.

Article 14 — Contact

Pour toute question relative aux présentes CGU/CGV, le Client peut contacter l'Éditeur à l'adresse contact@transcribia.fr ou via le formulaire de contact. Le support technique est accessible aux clients depuis l'onglet Support de leur espace.

Conditions générales d'utilisation et de vente